Für unsere Briefempfänger · Mannheim

Sie haben unseren Brief bekommen. Schön, dass Sie da sind.

Wir verschicken nicht oft Briefe. Wenn doch, dann an Firmen, bei denen wir glauben, dass sich ein Gespräch wirklich lohnt. Auf dieser Seite steht, was als nächstes passieren kann — kurz, ohne Verkaufsgeschwurbel.

oder direkt anrufen: 0151 15516886

15 Minuten · kostenfrei · keine Folgeverpflichtung

Mit diesen Firmen arbeiten wir bereits

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Was Kunden sagen

Drei Stimmen, ein Muster.

Frederic Luhede

Flow

300+ Stunden Arbeitszeit gespart

Durch optimiertes Onboarding und Projektmanagement

Vorher

Zeitaufwändiger Onboarding-Prozess für neue Kunden
Unstrukturiertes Projektmanagement
Viel manuelle Arbeit im Tagesgeschäft

Nachher

Onboarding-Prozess komplett systematisiert
Projektmanagement läuft wie am Schnürchen
300+ Stunden Zeitersparnis für das Team

„Mio ist eine absolute Maschine! Meine Mitarbeiter sind froh drüber."

Nicole Seeligmüller

NeulandQuartier GmbH

Veränderung macht Spaß!

Konzentrierte und lösungsorientierte Zusammenarbeit

Vorher

Suche nach passender Agentursoftware
Unklare Prozessstrukturen
Aufwändige interne Abläufe

Nachher

Prozesse diskutiert und verschlankt
Klare Strukturen etabliert
Zusammenarbeit im vereinbarten Zeitrahmen

„Mio war in der Lage, mit mir Prozesse zu diskutieren und zu verschlanken."

Dr. Lutz Kettler

two4science GmbH

Sofort Klarheit geschaffen

Vom ersten Kickoff an direkte Ergebnisse

Vorher

Unstrukturierter Posteingang
Komplexes Dokumentenmanagement
Langsame Angebots- und Rechnungsstellung

Nachher

Posteingang nach erstem Gespräch optimiert
Schlankes Dokumentenmanagement ohne DMS
Angebote & Rechnungen schneller erstellt

„Mio redet nicht rum, sondern geht direkt ans Eingemachte."

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Aus der Praxis

Zehn Beispiele, konkret gebaut.

Damit Sie eine Vorstellung haben, was bei „Automatisierung" eigentlich passiert — keine Buzzwords, sondern echte Aufgaben aus echten Firmen.

Aus dem Vertrags-Pingpong wurde ein Klick

Anwaltskanzlei mit rund 30 neuen Mandanten pro Monat.

Setup

Der Anwalt führte seine Mandanten in Pipedrive. Sobald ein neuer Mandant dazu kam, schrieb das Backoffice den Vertrag von Hand in Word, schickte ihn als PDF raus, der Mandant unterschrieb, scannte zurück, jemand legte das Dokument ab. Jeden Tag mehrfach.

Lösung

Wir haben Pipedrive direkt mit PandaDoc verbunden. Der Anwalt klickt einen Button, der Vertrag geht automatisch raus – mit allen Daten des Mandanten schon eingetragen. Sobald unterschrieben ist, läuft das Onboarding in Pipedrive los und das Dokument landet am richtigen Platz.

Ergebnis

Aus einem halben Arbeitstag pro Woche wurde ein Klick.

Onboarding für eine Agentur: vom Stunden-Setup zum Button

Performance-Marketing-Agentur, die Werbung auf Meta-Plattformen macht.

Setup

Jedes Mal, wenn ein neuer Kunde kam, musste der Inhaber alle Accounts, das Tracking, die Berichte und die Automatisierungen von Hand einrichten. Mehrere Stunden pro neuem Kunden – mit Fehlern an jeder Stelle, weil man bei dem Drumherum gerne mal etwas übersieht.

Lösung

Wir haben das ganze Onboarding sauber strukturiert und automatisiert. Ein Klick legt für jeden neuen Kunden alles an, was nötig ist, in der richtigen Reihenfolge und immer gleich.

Ergebnis

Aus mehreren Stunden Setup wurde ein Klick. Und das Onboarding läuft jetzt so standardisiert, dass es auch jemand aus dem Team übernehmen kann.

Briefe schreiben, ohne sie zu drucken

Steuerkanzlei mit mehreren hundert Rechnungen pro Monat.

Setup

Rechnungen wurden im Rechnungsprogramm geschrieben, ausgedruckt, eingetütet, frankiert und zur Post gebracht. Eine Vollzeitkraft verbrachte den Großteil ihrer Woche mit nichts anderem.

Lösung

Wir haben das Rechnungsprogramm direkt an einen Druck- und Versanddienstleister angebunden. Beim Erstellen einer Rechnung gibt es jetzt nur noch ein Feld: per Mail oder per Post. Bei Post passiert der Rest automatisch außer Haus.

Ergebnis

Die Kollegin kann sich jetzt um Mandanten kümmern, statt Briefe zu falten. Die geplante Neueinstellung wurde überflüssig.

Wenn keiner ans Telefon gehen kann, geht jemand anders ran

Physiotherapie-Praxis mit zehn Therapeuten und vielen Anrufen.

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Was im Erstgespräch passiert

Drei Schritte. Keine Show.

15 Minuten am Telefon.

Sie erzählen, woran Ihr Team gerade die meiste Zeit verliert. Wir hören zu und fragen nach.

Eine ehrliche Einschätzung.

Wir sagen Ihnen direkt, ob und wo sich Automatisierung lohnt — und ob wir die Richtigen dafür sind. Wenn nicht, sagen wir auch das.

Sie entscheiden in Ruhe.

Kein Verkaufsdruck, kein Folgetermin-Pingpong. Sie bekommen Klarheit und können danach allein weitermachen, wenn Sie wollen.

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Wer Ihnen geschrieben hat

Mio Mioduszewski

Gründer & geschäftsführender Gesellschafter

Bevor ich Optimates gegründet habe, habe ich über zehn Jahre lang eine Digitalagentur geführt und auf zwanzig Mitarbeiter aufgebaut. Ich kenne den Punkt, an dem es im Mittelstand klemmt — meistens nicht, weil es an Ideen fehlt, sondern an Zeit und an einer pragmatischen Hand an der Maschine.

Heute helfen wir mit einem kleinen Team mittelständischen Dienstleistern, Automatisierung und KI da einzusetzen, wo sie wirklich Stunden zurückgibt — nicht da, wo es auf LinkedIn am besten aussieht. Wir bauen mit, schulen Ihr Team und gehen wieder raus, wenn das System steht.

„Wenn wir nach unserem Gespräch zu dem Schluss kommen, dass wir nicht die Richtigen sind, sage ich Ihnen das. Ihre 15 Minuten sind dann trotzdem gut investiert."

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Worauf Sie sich verlassen können

Was Sie von uns nicht bekommen.

Kein Sales-Pitch.
Wir verkaufen Ihnen kein Produkt, das wir sowieso jedem verkaufen. Wir schauen erst, ob bei Ihnen etwas ist.
Keine Verträge im Erstgespräch.
Sie bekommen kein PDF zum Unterschreiben. Sie bekommen eine Einschätzung.
Kein Buzzword-Bingo.
Wir reden über Ihre konkreten Abläufe. Nicht über „KI-Transformation“.
Keine Abhängigkeit.
Was wir bauen, gehört Ihnen. Ihr Team kann es verstehen und weiterentwickeln, auch ohne uns.

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Was wir oft gefragt werden

Bevor Sie zum Hörer greifen.

Kostet das Gespräch etwas?

Nein. Das Erstgespräch ist kostenfrei und unverbindlich. Wir investieren die Zeit, weil etwa jedes dritte Gespräch zu einer Zusammenarbeit wird — und der Rest erzählt zumindest weiter.

Müssen wir unsere Software wechseln?

Praktisch nie. Wir bauen auf das, was bei Ihnen schon läuft: DATEV, Lexware, Notion, HubSpot, Excel, was auch immer. Unsere Aufgabe ist, die Lücken dazwischen zu schließen — nicht, alles neu zu machen.

Wir sind nur ein kleines Team. Lohnt sich das überhaupt?

Gerade dann. Je kleiner das Team, desto teurer ist jede Stunde, die in Fleißarbeit verschwindet. Unsere Kunden haben oft zwischen 5 und 50 Mitarbeitern.

Was passiert mit unseren Daten?

Wir arbeiten DSGVO-konform, möglichst in der EU, und unterschreiben einen AV-Vertrag. Sensible Daten verlassen Ihre Systeme nur, wenn das fachlich nötig ist — und nur in Werkzeuge, die Sie kennen und freigeben.

Wer sind Sie eigentlich?

Optimates ist eine kleine Mannheimer Beratung. Gegründet von Mio Mioduszewski, der vorher eine Digitalagentur auf 20 Mitarbeiter skaliert und wieder zugemacht hat. Heute helfen wir mittelständischen Dienstleistern dabei, Automatisierung und KI praktisch einzusetzen.

Wie schnell läuft etwas?

Ein erstes funktionierendes Stück haben wir typischerweise in 2 bis 6 Wochen produktiv. Wir bauen klein, zeigen früh, und nehmen Ihr Team auf dem Weg mit.

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Bereit?

Lassen Sie uns kurz reden.

Sie suchen sich einen Termin, der passt — oder rufen einfach an. Beides geht. Beides ist unverbindlich.

0151 15516886 · auch WhatsApp

Mit freundlichen Grüßen

Mio Mioduszewski

Optimates · Mannheim

P.S.: Wenn Sie lieber direkt schreiben — eine kurze Mail an mio@optimates.de landet bei mir persönlich.