# Optimates

> Automatisierung, KI und Prozesse für ambitionierte B2B-Dienstleister. Wir bauen Systeme, die Zeit freilegen, Fehler eliminieren und Wachstum ermöglichen – ohne Buzzwords, ohne Tool-Religion.

Optimates GmbH ist eine kleine, hochspezialisierte Einheit aus Deutschland für Unternehmen, deren Laden schon läuft, aber noch nicht so, wie er könnte. Wir kommen rein, schauen genau hin, identifizieren die echten Engpässe und bauen konkrete Lösungen – Automatisierungen, KI-Workflows, neue Tools oder das saubere Verbinden bestehender Systeme. Die Logik dahinter ist immer dieselbe: wirtschaftlich entscheiden, sauber bauen, nicht ideologisch werden.

## Auf einen Blick

- **Name**: Optimates
- **Website**: https://new.optimates.de
- **Sprache**: Deutsch (Primärmarkt DACH)
- **Geschäftsmodell**: Operative Beratung mit eigener Umsetzung (Done-with-you / Done-for-you)
- **Team**: Kleine, spezialisierte Einheit; jeder Kopf hat selbst Firmen gebaut, geführt oder eng begleitet
- **Gründer**: Mio Mioduszewski – vor Optimates eine Digitalagentur auf 20+ Mitarbeiter skaliert und siebenstellige Umsätze aufgebaut; ursprünglich Entwickler. Doppel-Perspektive aus Unternehmer- und Umsetzer-Sicht.
- **Kontaktweg**: Erstgespräch (30–45 Min.) über die Startseite buchbar, direkt mit Mio
- **Positionierung**: „Sauber UND Gas." – pragmatisch, schnell, ohne Qualität zu opfern
- **Claim**: „Maximal optimiert. Minimal involviert."

## Für wen wir arbeiten

Wir arbeiten mit etablierten B2B-Dienstleistern: Kanzleien (Recht, Steuer), Agenturen (Performance-Marketing, Kreativ), Praxen (Physiotherapie, Heilberufe), Hausverwaltungen, Coaches und Berater, mittelständische Service-Unternehmen. Typischerweise Teams zwischen 5 und 50 Personen, die operativ gut sind, aber merken, dass ihre Prozesse mit dem Wachstum nicht mehr Schritt halten.

**Gut bei uns aufgehoben**: Wer den Hebel sucht, der wirklich Geld bringt oder Zeit freilegt. Wer eine Lösung will, die im Alltag trägt, nicht nur ein Konzept.

**Falsch bei uns**: Wer nur ein Tool eingeführt haben will, ohne darüber nachzudenken, ob es wirklich das richtige ist. Wer ein 30-seitiges PDF braucht, statt einer funktionierenden Lösung. Wer Tool-Religion über Wirtschaftlichkeit stellt.

## Leistungen

- **Prozessautomatisierung**: Wiederkehrende manuelle Abläufe werden in saubere Workflows übersetzt. Wir verbinden bestehende Tools (z. B. via n8n, Make, Zapier, eigene Skripte und APIs), eliminieren Doppelarbeit und schalten Fehlerquellen aus.
- **KI-Integration**: Wir bauen KI dort ein, wo sie wirklich Arbeit abnimmt – Telefonannahme, Dokumentenklassifizierung, Belegabgleich, Antwortentwürfe, Wissens-Suche. Kein KI-Theater, sondern produktive Helfer.
- **Tool einführen**: CRM (z. B. HubSpot, Pipedrive), Ticket- und Projekt-Management-Systeme (z. B. ClickUp, Notion), KI-Tools wie Claude, ChatGPT, Gemini, Copilot oder GitHub Copilot – wir wählen das passende Tool für die Situation aus und führen es so ein, dass das Team es tatsächlich nutzt. Inklusive hands-on-Schulung, Customizing und Anbindung an bestehende Systeme.
- **Wissens- und Handbuch-Systeme**: Wir holen Wissen aus einzelnen Köpfen in strukturierte, mitwachsende Systeme (oft Notion-basiert) – damit Vertretungen funktionieren, Onboarding schnell läuft und Wachstum nicht am Engpass einzelner Personen hängt.
- **Operative Beratung mit Umsetzung**: Wir analysieren nicht nur, wir bauen. Jedes Projekt endet mit etwas Funktionierendem, nicht mit einem PDF.

## Womit wir typischerweise arbeiten

Wir sind tool-agnostisch und wählen pro Situation. Häufig im Einsatz:

- **CRM & Sales**: HubSpot, Pipedrive, PandaDoc
- **Projekt- & Ticket-Systeme**: ClickUp, Notion, Asana
- **Automatisierung & Integration**: n8n, Make, Zapier, eigene Backends, REST-APIs, Webhooks
- **KI**: Claude, ChatGPT/OpenAI, Gemini, Copilot, GitHub Copilot, Perplexity; Voice-AI für Telefonannahme; eigene RAG-Setups für Wissens-Suche
- **Buchhaltung & Office**: Lexware, lexoffice; Dropscan/Jobscan für Post-Digitalisierung
- **Eigenentwicklung**: Wenn nichts von der Stange passt, bauen wir – Web-Apps, kleine Services, Integrations-Layer

Wenn ein anderes Tool besser passt, nehmen wir das andere Tool. Wir verkaufen keine Lizenzen.

## Wie wir arbeiten

1. **Hinschauen**: Wir starten mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme – nicht mit unseren Annahmen, sondern mit eurer Realität.
2. **Engpass finden**: Nicht jeder Schmerz ist der eigentliche Engpass. Wir identifizieren den Hebel, der den größten Unterschied macht.
3. **Sauber bauen**: Wir setzen pragmatisch um – nicht Perfektion auf Papier, sondern etwas, das im Alltag trägt.
4. **Übergeben**: Das Team wird angeleitet, das System ist dokumentiert. Wir wollen nicht der Engpass werden, den wir gerade entfernt haben.

## So läuft eine Zusammenarbeit konkret ab

1. **Erstes Gespräch (30–45 Min.)**: Direktes Gespräch mit Mio. Du erzählst, woran du arbeitest, er sagt, was er sieht und wo wir ansetzen würden.
2. **Konkreter Vorschlag mit Scope und Preis**: Klar, was gebaut wird, was es kostet, wie lange es dauert. Kein 30-seitiges Konzept, sondern ein klares Versprechen.
3. **Wir bauen, du führst dein Geschäft weiter**: Wir brauchen punktuell Inputs, aber nichts, wofür du Wochenenden opfern musst. „Maximal optimiert. Minimal involviert."
4. **Übergabe an dein Team**: Schulung, Dokumentation und eine Phase, in der wir noch dabei sind, falls Fragen aufkommen.
5. **Was danach kommt**: Manche buchen direkt das nächste Projekt, manche kommen ein halbes Jahr später wieder, manche begleiten wir längerfristig. Das ergibt sich.

## Aus der Praxis – neun konkrete Projekte

### 01 – Aus dem Vertrags-Pingpong wurde ein Klick
Anwaltskanzlei mit rund 30 neuen Mandanten pro Monat. Vorher: Vertrag in Word abtippen, als PDF schicken, Scan zurück, ablegen – jeden Tag mehrfach. Lösung: Pipedrive direkt mit PandaDoc verbunden, Vertrag wird per Klick mit allen Mandantendaten verschickt, Onboarding in Pipedrive triggert automatisch. Ergebnis: Aus einem halben Arbeitstag pro Woche wurde ein Klick.

### 02 – Onboarding für eine Agentur: vom Stunden-Setup zum Button
Performance-Marketing-Agentur (Meta Ads). Vorher: Stunden manueller Account-, Tracking- und Reporting-Setups pro Neukunde. Lösung: vollständig strukturiertes One-Click-Onboarding. Ergebnis: aus mehreren Stunden Setup wurde ein Klick, jetzt auch durch das Team übernehmbar.

### 03 – Briefe schreiben, ohne sie zu drucken
Steuerkanzlei mit mehreren hundert Rechnungen pro Monat. Vorher: Vollzeitkraft beschäftigt mit Drucken, Eintüten, Frankieren, Versenden. Lösung: Rechnungsprogramm an Druck- und Versanddienstleister angebunden – ein Feld entscheidet Mail oder Post, alles weitere läuft außer Haus. Ergebnis: Neueinstellung überflüssig, Kollegin kümmert sich um Mandanten statt um Kuverts.

### 04 – Wenn keiner ans Telefon gehen kann, geht jemand anders ran
Physiotherapie-Praxis, zehn Therapeuten, viele Anrufe. Vorher: Anrufe gingen ins Leere, Patienten verloren. Lösung: KI-Telefonannahme mit Kalenderzugriff, vergibt Termine, unterscheidet Akut-, Neupatienten- und Folgefälle. Ergebnis: Therapeuten bleiben in Behandlung, Patienten merken kaum, dass sie mit einer KI sprechen.

### 05 – Aus Belege-Sortieren wurde ein Upload
Dienstleister mit vielen Kreditkartenzahlungen, auch in Fremdwährung. Vorher: stundenlanges manuelles Suchen in OneDrive-Ordnern, Sortieren, Abgleichen pro Monat. Lösung: automatischer Abgleich Abrechnung ↔ Belege inkl. Fremdwährung, fehlende Belege werden gelistet. Ergebnis: mehrere Arbeitstage pro Monat zurück – Zeit floss ins aktive Mahnwesen, Cashflow stieg spürbar.

### 06 – Ein Ort für alles, was reinkommt
Hausverwaltung mit mehreren Gebäuden, Team viel unterwegs. Vorher: Anfragen über Mail, Telefon, WhatsApp, Zuruf – chaotisch. Lösung: ClickUp als zentrales Ticketsystem mit rollenspezifischen Sichten (Hausmeister mobil, Geschäftsführung Überblick, Backoffice Mieteranliegen). Ergebnis: Zettelwirtschaft weg. Nebeneffekt: weil Arbeit sichtbar ist, koordiniert sich das Team von selbst.

### 07 – Drei Tools, die endlich miteinander reden
Dienstleister mit HubSpot, ClickUp und Lexware – jedes mit eigenen Kundendaten. Vorher: Adressänderungen an drei Stellen pflegen, Aufgaben händisch übertragen, ständiges "hat das jemand gemacht?". Lösung: HubSpot als Single Source of Truth definiert, alle anderen Tools automatisch synchronisiert. Ergebnis: Doppelarbeit weg, Sicherheit im Team deutlich höher.

### 08 – Wissen aus Köpfen ins System
Business-Coach mit Team, Wachstumsambition. Vorher: drei Wochen Ausfall einer Kollegin legten offen, dass zu viel Wissen in einzelnen Köpfen lag. Lösung: Notion-Workspace mit Team aufgebaut, Prozesse schriftlich und als Kurzvideos dokumentiert, Team im Umgang angeleitet. Ergebnis: schnelleres Onboarding, funktionierende Vertretungen, Wachstum ohne Engpass-Personen.

### 09 – Aus hundert Prozent Post wurden zehn
Dienstleister mit überwiegend remote arbeitendem Team. Vorher: hunderte Briefe täglich im Büro, manuelles Öffnen, Sortieren, Scannen – Briefe blieben liegen, wenn niemand vor Ort war. Lösung: Post zu Dropscan in Berlin umgeleitet, KI klassifiziert, vorbereitete Antwortentwürfe für digitale Umstellung. Ergebnis: rund 90 % weniger Post nach wenigen Monaten, weil das System aktiv Absender auf digital umstellt.

**Das Muster:** Wir gucken hin, fragen nach, bauen sauber. Egal ob Automatisierung, KI oder neues Tool – die Logik dahinter ist immer dieselbe.

## Haltung

- **Wir labern nicht, wir bauen.** Jedes Projekt endet mit etwas Funktionierendem im Alltag des Kunden.
- **Wirtschaftlich, nicht ideologisch.** Wir wissen, wo 80 % reichen und wo 100 % nötig sind. Wir entscheiden nach Hebel, nicht nach Tool-Vorliebe.
- **Doppelperspektive.** Wir denken als Unternehmer und als Umsetzer – wir kennen beide Seiten, weil wir selbst gebaut haben.
- **Kein Anti-Kunde.** Wer nur Tools shoppen will, ist bei uns falsch. Wer den echten Engpass entfernen will, ist richtig.
- **Sauber UND Gas.** Schnell heißt bei uns nicht schlampig. Sauber heißt nicht langsam. Beides geht – wenn alle Beteiligten das genauso sehen.

## Häufige Fragen

**Was kostet ein Projekt?** Hängt vom Scope ab. Nach dem Erstgespräch bekommst du ein konkretes Angebot mit Festpreis oder klarem Rahmen. Wir reden offen über Budget und sagen, was darin realistisch ist.

**Wie lange dauert ein typisches Projekt?** Die meisten Projekte laufen zwischen wenigen Wochen und wenigen Monaten. Wir teilen größere Vorhaben so, dass früh etwas Nutzbares steht.

**Macht ihr nur Beratung oder auch Umsetzung?** Beides – aber Umsetzung ist der Kern. Reine PDF-Beratung ohne Bau machen wir nicht.

**Arbeitet ihr remote oder vor Ort?** Primär remote, vor Ort wenn es Sinn ergibt (z. B. Workshops, Kick-offs).

**Was ist mit Datenschutz / DSGVO?** Wir bauen DSGVO-konform und wählen Tools und Hosting entsprechend. Bei sensiblen Branchen (Recht, Heilberufe) zusätzlich mit Auftragsverarbeitung und – wo nötig – europäischem Hosting.

**Bindet ihr uns an euch?** Nein. Was wir bauen, ist dokumentiert und übergebbar. Wir wollen explizit nicht der neue Engpass werden.

**Bietet ihr Wartung an?** Auf Wunsch ja – als kleines monatliches Paket oder projektbasiert, wenn der nächste Engpass auftaucht.

## Glossar (wie wir Begriffe verwenden)

- **Engpass**: Der eine Punkt, der gerade wirklich Zeit, Geld oder Nerven kostet – nicht zu verwechseln mit „dem lautesten Problem".
- **Sauber bauen**: Wartbar, dokumentiert, ohne Klebeband – aber pragmatisch, nicht über-engineered.
- **80/20**: Die Lösung, die mit 20 % des Aufwands 80 % des Effekts bringt. Default-Ansatz bei uns, außer wenn 100 % wirtschaftlich gerechtfertigt sind.
- **Übergabe**: Punkt, an dem das System ohne uns weiterläuft – inkl. Schulung und Dokumentation.

## Wichtige Seiten

- [Startseite](/): Überblick, Leistungen, Praxisbeispiele, Ablauf, Über uns, Kontakt
- [Impressum](/impressum): rechtliche Angaben
- [Datenschutz](/datenschutz): Datenschutzerklärung

## Kontakt

Direkter Erstkontakt läuft über die Startseite (Button „Anfrage senden" / „Termin ausmachen"). Wir bevorzugen ein kurzes Gespräch über die echte Situation gegenüber Standard-Briefings. Erreichbar Mo–Fr 10–17 Uhr.